Nghị định 218/2026/NĐ-CP: Doanh nghiệp vận tải cần biết gì?

Nghị định 218/2026/NĐ-CP: “Luật chơi” mới cho doanh nghiệp vận tải từ ngày 10/8/2026

Từ ngày 10/8/2026, Nghị định 218/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 158/2024/NĐ-CP về hoạt động vận tải đường bộ.

Đây là thay đổi được cộng đồng doanh nghiệp vận tải đặc biệt quan tâm bởi nghị định mới tác động trực tiếp đến nhiều hoạt động đang diễn ra hằng ngày: kinh doanh vận tải hành khách, xe hợp đồng, tập huấn nghiệp vụ lái xe, phù hiệu phương tiện, quản lý dữ liệu và thủ tục hành chính.

Đáng chú ý, Nghị định 218/2026/NĐ-CP không đơn thuần là điều chỉnh một vài thủ tục. Xu hướng nổi bật là tăng tính minh bạch, tăng trách nhiệm của doanh nghiệp và chuyển mạnh sang quản lý bằng dữ liệu.

Nghị định 218/2026/NĐ-CP có phải thay thế Nghị định 158/2024/NĐ-CP?

Đây là điểm cần hiểu chính xác.

Tên chính thức của Nghị định 218/2026/NĐ-CP là:

“Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 158/2024/NĐ-CP ngày 18 tháng 12 năm 2024 của Chính phủ quy định về hoạt động vận tải đường bộ.”

Như vậy, Nghị định 218/2026/NĐ-CP không thay thế toàn bộ Nghị định 158/2024/NĐ-CP, mà sửa đổi, bổ sung một số nội dung của nghị định trước đó.

Doanh nghiệp khi áp dụng cần đọc Nghị định 158/2024/NĐ-CP cùng các nội dung được Nghị định 218/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung, thay vì hiểu rằng toàn bộ quy định cũ đã bị xóa bỏ.

1. Điểm nóng nhất: Thay đổi cách tổ chức tập huấn nghiệp vụ lái xe

Một trong những thay đổi đáng chú ý nhất của Nghị định 218/2026/NĐ-CP là việc Sở Xây dựng đảm nhận trách nhiệm tổ chức tập huấn nghiệp vụ vận tải cho người lái xe kinh doanh vận tải thuộc các đơn vị trên địa bàn.

Sở Xây dựng có thể phối hợp với:

• Đơn vị kinh doanh vận tải;
• Hiệp hội vận tải ô tô;
• Cơ sở đào tạo lái xe;
• Các trường có chuyên ngành vận tải;
• Các cơ sở đào tạo, bồi dưỡng phù hợp.

Trước khi tổ chức khóa tập huấn, Sở Xây dựng phải thông báo cho doanh nghiệp tối thiểu 30 ngày về kế hoạch tập huấn, bao gồm thời gian, địa điểm, cán bộ tập huấn, hình thức tập huấn và kinh phí.

Doanh nghiệp có nhu cầu cho lái xe tham gia phải lập danh sách và gửi đăng ký trước 30 ngày tính đến ngày bắt đầu tập huấn.

Điều này có ý nghĩa gì?

Doanh nghiệp vận tải cần thay đổi cách quản lý.

Thay vì chỉ quan tâm đến việc “có giấy chứng nhận hay chưa”, doanh nghiệp cần theo dõi cả:

Kế hoạch tập huấn → đăng ký học viên → tham gia đầy đủ → kiểm tra → nhận Giấy chứng nhận.

Đây sẽ trở thành một phần quan trọng trong hệ thống quản lý hồ sơ lái xe của doanh nghiệp.

2. Học trực tiếp hoặc trực tuyến: Cơ hội thuận lợi hơn cho lái xe

Nghị định 218/2026/NĐ-CP quy định hình thức tập huấn có thể thực hiện trực tiếp hoặc trực tuyến.

Đây là điểm có ý nghĩa thực tế đối với các doanh nghiệp có đội xe lớn, đặc biệt những doanh nghiệp có lái xe hoạt động ở nhiều địa bàn.

Hình thức trực tuyến có thể giúp:

• Tiết kiệm thời gian di chuyển;
• Chủ động bố trí nhân sự;
• Giảm thời gian phương tiện phải dừng khai thác;
• Thuận tiện hơn trong việc tổ chức đào tạo.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý rằng học trực tuyến không có nghĩa là bỏ qua yêu cầu kiểm tra. Người tham gia vẫn phải đáp ứng đầy đủ điều kiện để được kiểm tra và cấp Giấy chứng nhận.

3. Kiểm tra tập huấn 120 phút: Không đạt được kiểm tra lại

Một trong những nội dung được nhiều lái xe quan tâm nhất là quy định về kiểm tra sau tập huấn.

Theo Nghị định 218/2026/NĐ-CP:

Người tham gia phải học đầy đủ thời gian chương trình mới đủ điều kiện dự kiểm tra.

Kết thúc chương trình, học viên thực hiện bài kiểm tra trong thời gian 120 phút.

Bài kiểm tra được chấm theo thang điểm 10 và:

Từ 5 điểm trở lên: Đạt

Dưới 5 điểm: Chưa đạt

Hình thức kiểm tra có thể là:

• Làm bài viết trên giấy, tự luận hoặc trắc nghiệm;
• Làm bài trắc nghiệm trên máy tính nếu Sở Xây dựng có hệ thống phần mềm, ngân hàng câu hỏi và chức năng trộn đề, chấm điểm tự động.

Đối với người chưa đạt, Sở Xây dựng tổ chức kiểm tra lại sau tối thiểu 05 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc đợt tập huấn.

Giấy chứng nhận tập huấn có giá trị 05 năm kể từ ngày cấp.

Đây là thay đổi doanh nghiệp không nên bỏ qua

Nếu trước đây doanh nghiệp chủ yếu quan tâm đến việc bố trí lái xe tham gia khóa học thì nay cần quản lý cả kết quả kiểm tra và thời hạn Giấy chứng nhận.

Một lái xe chưa đạt bài kiểm tra sẽ chưa thể hoàn tất yêu cầu cấp Giấy chứng nhận theo quy định.

4. Giấy phép kinh doanh vận tải: Hồ sơ được chuẩn hóa và số hóa

Nghị định 218/2026/NĐ-CP cũng sửa đổi hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô, xe bốn bánh có gắn động cơ.

Hồ sơ gồm các nhóm giấy tờ quan trọng như:

• Giấy đề nghị cấp Giấy phép kinh doanh;
• Văn bằng, chứng chỉ của người trực tiếp điều hành hoạt động vận tải;
• Tài liệu chứng minh kinh nghiệm làm việc tối thiểu 03 năm trong trường hợp thuộc diện phải chứng minh;
• Quyết định thành lập và quy định chức năng, nhiệm vụ của bộ phận quản lý an toàn;
• Quyết định giao nhiệm vụ đối với người trực tiếp điều hành hoạt động vận tải.

Điểm đáng chú ý là quy định đã mở rộng khả năng sử dụng bản sao điện tử, dữ liệu điện tử và biểu mẫu điện tử, phù hợp với xu hướng chuyển đổi số trong giải quyết thủ tục hành chính.

5. Thời gian xử lý Giấy phép kinh doanh vận tải được quy định rõ

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ cấp Giấy phép kinh doanh vận tải theo các hình thức:

Trực tiếp – trực tuyến – dịch vụ bưu chính.

Nếu hồ sơ cần sửa đổi, bổ sung, cơ quan cấp phép thông báo trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.

Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp phép thực hiện thẩm định và cấp Giấy phép kinh doanh trong thời hạn 04 ngày làm việc.

Đặc biệt, từ 15/8/2026, việc tiếp nhận, cập nhật và trả kết quả cấp Giấy phép kinh doanh vận tải theo hình thức trực tuyến được thực hiện trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Không nên tiếp tục quản lý hồ sơ theo kiểu mỗi loại giấy tờ nằm ở một nơi.

Doanh nghiệp nên xây dựng một bộ hồ sơ điện tử hoàn chỉnh cho:

Doanh nghiệp → người điều hành → bộ phận an toàn → phương tiện → lái xe → giấy phép → phù hiệu.

6. Phù hiệu xe: Doanh nghiệp được chủ động in theo mẫu quy định

Một thay đổi rất đáng chú ý đối với chủ xe và doanh nghiệp vận tải là quy định về in và quản lý phù hiệu.

Theo Nghị định 218/2026/NĐ-CP, đơn vị kinh doanh vận tải có trách nhiệm quản lý, tổ chức thực hiện việc in các loại phù hiệu theo mẫu tại Phụ lục XIII và thực hiện dán phù hiệu lên phương tiện theo quy định.

Điều này tạo ra thay đổi lớn trong phương thức quản lý phù hiệu.

Tuy nhiên, cần hiểu đúng:

Doanh nghiệp được tổ chức in theo mẫu quy định không có nghĩa là được tự ý tạo hoặc sử dụng phù hiệu khi phương tiện chưa đủ điều kiện kinh doanh vận tải.

Cơ quan có thẩm quyền vẫn kiểm tra dữ liệu phương tiện trước khi cấp phù hiệu và cập nhật thông tin phù hiệu vào Cơ sở dữ liệu cấp phép hoạt động vận tải.

7. Cấp phù hiệu: Kiểm tra dữ liệu đăng ký xe và đăng kiểm

Hồ sơ đề nghị cấp phù hiệu được nộp đến Sở Xây dựng nơi đã cấp Giấy phép kinh doanh cho đơn vị.

Hồ sơ có thể được gửi:

• Trực tuyến;
• Trực tiếp;
• Qua dịch vụ bưu chính.

Khi tiếp nhận, cơ quan cấp phù hiệu kiểm tra dữ liệu đăng ký xe trên cơ sở dữ liệu đăng ký phương tiện và kiểm tra thông tin đăng kiểm để xác định phương tiện có đáp ứng điều kiện kinh doanh vận tải hay không.

Theo quy định mới, trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ đúng quy định, cơ quan cấp thực hiện kiểm tra dữ liệu và xử lý cấp phù hiệu nếu đủ điều kiện.

Điều này cho thấy việc cấp phù hiệu đang chuyển mạnh từ mô hình kiểm tra hồ sơ giấy sang đối chiếu dữ liệu điện tử.

8. Phù hiệu hết hạn: Doanh nghiệp được đề nghị cấp lại trong 15 ngày trước khi hết hạn

Một điểm rất đáng chú ý là trường hợp cấp lại phù hiệu do hết hạn.

Doanh nghiệp được đề nghị cấp lại trong khoảng thời gian 15 ngày tính đến ngày phù hiệu hết hạn.

Đây là khoảng thời gian doanh nghiệp cần chủ động theo dõi.

Đặc biệt với đơn vị có hàng chục hoặc hàng trăm phương tiện, việc quản lý thủ công rất dễ xảy ra tình trạng:

Quên ngày hết hạn → phù hiệu hết giá trị → phương tiện phải dừng khai thác.

Vì vậy, doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống cảnh báo trước hạn.

9. Doanh nghiệp phải thường xuyên kiểm tra trạng thái giấy phép và phù hiệu

Một điểm mới thể hiện rất rõ xu hướng số hóa là doanh nghiệp phải thường xuyên truy cập Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cơ sở dữ liệu cấp phép hoạt động vận tải và Trang thông tin điện tử của Sở để kiểm tra thông tin liên quan đến doanh nghiệp, Giấy phép kinh doanh và phù hiệu.

Nói cách khác:

Không phải cấp giấy xong là hoàn thành trách nhiệm quản lý.

Doanh nghiệp phải chủ động kiểm tra trạng thái hồ sơ và giấy tờ trên hệ thống.

Đây là thay đổi rất quan trọng về tư duy quản trị.

10. Xe hợp đồng tiếp tục là nhóm chịu quản lý chặt

Nghị định 218/2026/NĐ-CP quy định rõ hơn đối với hoạt động vận tải hành khách theo hợp đồng.

Đơn vị vận tải hành khách theo hợp đồng không được:

• Xác nhận đặt chỗ cho từng hành khách;
• Bán vé;
• Thu tiền;
• Ấn định hành trình, lịch trình cố định để phục vụ nhiều hành khách hoặc nhiều người thuê khác nhau;
• Sử dụng xe kinh doanh vận tải đón, trả khách tại trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc một địa điểm cố định khác do đơn vị thuê, hợp tác kinh doanh trên các tuyến đường phố.

Mục tiêu của quy định là tiếp tục phân định rõ xe hợp đồng và vận tải tuyến cố định, hạn chế tình trạng xe hợp đồng hoạt động không đúng bản chất loại hình.

Doanh nghiệp xe hợp đồng vì vậy cần rà soát toàn bộ quy trình:

Nhận khách → ký hợp đồng → thu tiền → tổ chức chuyến → đón trả khách → lưu trữ dữ liệu.

11. Từ 1/1/2028: Xe hợp đồng phải chia sẻ dữ liệu với Bộ Công an

Đây là một trong những thay đổi có tính dài hạn nhưng doanh nghiệp cần chuẩn bị từ sớm.

Từ 01/01/2028, đơn vị kinh doanh vận tải hành khách theo hợp đồng phải kết nối, chia sẻ dữ liệu về nội dung hợp đồng vận tải hành khách với Bộ Công an (Cục Cảnh sát giao thông) trước khi thực hiện chuyến đi.

Dữ liệu có thể được khai thác để phục vụ công tác tuần tra, kiểm soát và được chia sẻ cho các cơ quan quản lý nhà nước liên quan.

Điều này cho thấy ngành vận tải đang chuyển sang mô hình:

Quản lý phương tiện bằng dữ liệu – quản lý lái xe bằng dữ liệu – quản lý chuyến đi bằng dữ liệu.

Doanh nghiệp nào chuẩn bị hệ thống từ sớm sẽ có lợi thế hơn khi yêu cầu kết nối được triển khai đầy đủ.

12. Một thay đổi khác cần lưu ý: Niên hạn xe hợp đồng

Nghị định 218/2026/NĐ-CP cũng điều chỉnh niên hạn sử dụng đối với xe ô tô kinh doanh vận tải hành khách theo hợp đồng.

Theo quy định mới:

• Không quá 15 năm đối với xe hoạt động trên hành trình trên 300 km;
• Không quá 20 năm đối với xe hoạt động trên hành trình từ 300 km trở xuống;
• Riêng xe dưới 08 chỗ sử dụng hợp đồng điện tử có niên hạn không quá 12 năm.

Doanh nghiệp xe hợp đồng cần đưa quy định này vào kế hoạch quản lý và thay thế phương tiện.

13. Hướng đi nào để doanh nghiệp vận tải "thích nghi và sống sót"?

Trước sức ép từ các quy định siết chặt của Nghị định 218/2026/NĐ-CP, cộng đồng doanh nghiệp và hộ kinh doanh vận tải buộc phải chủ động thay đổi tư duy quản trị để tránh án phạt nặng và nguy cơ bị tước giấy phép:

• Tái cấu trúc mô hình kinh doanh xe hợp đồng: Dứt khoát từ bỏ mô hình "gom khách lẻ, trá hình tuyến cố định". Doanh nghiệp phải quay về đúng bản chất kinh doanh vận tải theo hợp đồng trọn gói, đồng thời đưa phương tiện ra vào đúng các bến xe quy hoạch hợp pháp.
• Rà soát pháp lý Giấy phép và Phù hiệu: Chủ động kiểm tra lại thời hạn của Giấy phép kinh doanh vận tải và các loại phù hiệu xe đang sử dụng; nhanh chóng hoàn thiện các thủ tục kê khai, lắp đặt thiết bị giám sát hành trình chuẩn quy chuẩn mới để không bị gián đoạn hoạt động.
• Chuẩn hóa quy trình nhân sự và tập huấn: Sớm xây dựng kế hoạch định kỳ cho đội ngũ tài xế tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ do Sở Xây dựng tổ chức để sở hữu Giấy chứng nhận hợp pháp, tránh tình trạng tài xế hành nghề khi chưa đủ điều kiện chuẩn.
• Đầu tư công nghệ số hóa từ sớm: Đối với quy định bắt buộc kết nối dữ liệu hợp đồng vận tải với Bộ Công an có hiệu lực từ ngày 01/01/2028, các đơn vị vận tải quy mô vừa và lớn cần nhanh chóng nâng cấp phần mềm quản lý nội bộ, ứng dụng hợp đồng điện tử để sẵn sàng tích hợp hệ thống kỹ thuật, tránh bị động khi đến hạn.

Nghị định 218/2026/NĐ-CP không chỉ là bước tiến cứng rắn trong quản lý nhà nước mà còn là cơ hội thanh lọc thị trường, tạo ra một sân chơi công bằng, minh bạch và phát triển bền vững cho những doanh nghiệp vận tải làm ăn chân chính.

Tô Châu Đông Á: Giải pháp pháp lý và hỗ trợ vận tải toàn diện cho doanh nghiệp

Các dịch vụ trọng tâm cho doanh nghiệp vận tải

• Xin cấp Giấy phép kinh doanh vận tải trọn gói: Hỗ trợ tư vấn điều kiện, hoàn thiện hồ sơ và thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép kinh doanh vận tải đường bộ, vận tải hành khách, vận tải hàng hóa, xe hợp đồng, tuyến cố định cho các doanh nghiệp trên toàn quốc.

• Quản lý Phù hiệu và Biển số xe: Tư vấn và hỗ trợ thủ tục cấp, đổi phù hiệu xe kinh doanh vận tải, làm biển vàng, đảm bảo phương tiện tuân thủ đúng quy định pháp luật.

• Chứng chỉ và tập huấn nghiệp vụ: Hỗ trợ đăng ký và hoàn thiện thủ tục cấp chứng chỉ tập huấn nghiệp vụ lái xe, chứng chỉ an toàn lao động cho đội ngũ nhân sự và tài xế theo đúng quy định mới của cơ quan quản lý nhà nước.

• Giải pháp công nghệ và thiết bị giám sát: Cung cấp, lắp đặt và duy trì hoạt động ổn định của thiết bị định vị ô tô, camera giám sát hành trình đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật.

• Thủ tục pháp lý phương tiện: Hỗ trợ dịch vụ sang tên xe ô tô, rút hồ sơ gốc, xin cấp giấy phép liên vận quốc tế (Việt Nam - Lào - Campuchia) và các thủ tục hành chính liên quan khác.